¿Qué es un Backorder? y cómo gestionarlo correctamente
Si alguna vez has querido comprar algo y te han dicho “no hay stock, pero llega en X semanas”, has vivido un backorder.
Es una jugada que muchas empresas usan para seguir vendiendo incluso cuando no tienen el producto en sus manos. ¿Buena estrategia o un desastre en potencia? Depende de cómo lo gestiones.
Si trabajas en este sector, quizá te interese averiguar si un MBA en logística y transporte es lo que necesitas para mejorar la gestión de backorders y optimizar la cadena de suministro.
En este artículo, te cuento qué es un backorder, cómo funciona de verdad, sus ventajas y riesgos, y lo más importante: cómo hacerlo bien para que no se convierta en un problema.
¿Qué es un backorder?
Un backorder ocurre cuando un cliente compra algo que no está en stock, pero la empresa lo vende con la promesa de entregarlo más adelante. Sí, vender sin tener el producto.
Funciona porque permite seguir facturando sin llenar los almacenes de stock inmovilizado. Menos costos, más eficiencia.
- Bien gestionado, es un arma poderosa. Mal gestionado, un desastre asegurado.
¿Qué es un backorder en ventas?
En el área de ventas, un backorder permite a las empresas seguir aceptando pedidos aunque no tengan el producto en almacén.
Esto es especialmente útil en mercados con alta demanda, donde la reposición de stock está garantizada.
¿Qué es un backorder en compras?
Desde compras, un backorder es un pedido a proveedores que aún no ha llegado. Es normal en empresas que operan con poco stock o productos de alta rotación.
¿El truco? Saber cuándo llegará lo que pediste y no prometer fechas imposibles.
¿Qué es un backorder en logística?
En logística, los backorders requieren una sincronización precisa entre la demanda del cliente y la reposición de inventario.
Mal gestionado significa retrasos, clientes enfadados y correos con el asunto “¿Dónde está mi pedido?”. Para evitarlo, necesitas un buen sistema de control de stock y comunicación clara.
Diferencia entre backorder y pre orden
- Backorder: Se da cuando un producto ya estaba disponible en el mercado, pero temporalmente está fuera de stock. Sin embargo, los clientes pueden seguir comprándolo con la garantía de recibirlo en cuanto esté disponible.
- Pre orden: Ocurre cuando un producto aún no ha salido al mercado, pero los clientes pueden reservarlo antes de su lanzamiento oficial. Es común en la industria tecnológica, en ediciones limitadas o en productos exclusivos.
Características del backorder
Para entender mejor cómo funciona un backorder, es importante conocer sus características principales:
1. Inventario mínimo
Las empresas pueden operar con niveles reducidos de stock, disminuyendo costos de almacenamiento y optimizando recursos.
Menos stock significa menos dinero inmovilizado. En lugar de llenar un almacén con productos que pueden tardar en venderse, solo repones lo que realmente necesitas. Ideal para negocios que trabajan con márgenes ajustados o productos de alta rotación.
2. Estrategia empresarial
El backorder permite vender sin necesidad de grandes inversiones en inventario, lo que lo hace atractivo para empresas con modelos de negocio ágiles.
No es solo una cuestión de stock, es una estrategia de negocio. Empresas que entienden bien el backorder pueden escalar más rápido sin necesitar enormes capitales para comprar productos por adelantado. Menos inversión, más flexibilidad.
3. Suministro ininterrumpido
Aunque el producto no esté en stock, la venta no se detiene, asegurando un flujo constante de ingresos.
Si lo haces bien, tus clientes compran sin importar que no tengas el producto en ese momento. Lo importante es gestionar bien los tiempos y la comunicación para que nadie se impaciente. Un backorder bien manejado es dinero que sigue entrando sin frenar las ventas.
4. Sin pérdidas
Al gestionar mejor los niveles de inventario, se reducen las pérdidas por productos no vendidos o caducados.
Especialmente útil en sectores donde el stock tiene fecha de caducidad o donde la demanda fluctúa mucho. Menos exceso de inventario significa menos riesgo de pérdidas. No acumulas productos innecesarios, solo repones lo que se vende.
5. Menos costos operativos
Se minimizan gastos en almacenamiento y logística, lo que puede generar un mayor margen de rentabilidad.
Almacenes más pequeños, menos personal de logística, menos gastos en espacio y mantenimiento. Todo esto se traduce en más margen de beneficio sin necesidad de subir precios. Si reduces costos sin afectar la calidad del servicio, ganas en competitividad.
Ventajas del backorder como estrategia
- Flujo de ventas constante.Permite seguir vendiendo productos sin interrupciones, incluso cuando el inventario está agotado.
- Optimización del espacio de almacenamiento Reduce la necesidad de mantener grandes volúmenes de stock, disminuyendo costos logísticos.
- Mayor variedad de productos Facilita la oferta de un catálogo más amplio sin requerir almacenamiento inmediato.
- Reducción de costos operativos Se optimiza la gestión de inventario, evitando la sobreproducción y los gastos innecesarios.
- Mayor fidelización de clientes Los clientes que confían en la empresa y están dispuestos a esperar fortalecen su relación con la marca.
Desventajas del backorder a considerar
- Posible pérdida de clientes Si el tiempo de espera es demasiado largo, los clientes pueden cancelar su pedido y optar por la competencia.
- Mayor complejidad en la gestión Coordinar la reposición de stock con múltiples proveedores puede ser complicado, sobre todo si hay retrasos imprevistos.
- Dependencia de proveedores Si los proveedores no cumplen con los tiempos de entrega, la empresa puede enfrentar problemas de reputación.
- Incremento en reembolsos y devoluciones Algunos clientes pueden cambiar de opinión mientras esperan su producto, generando costos adicionales.
- Dificultad para ofrecer plazos de entrega precisos La incertidumbre en los tiempos de reabastecimiento puede afectar la confianza del cliente.
Cómo gestionar un backorder de manera eficiente
Comunicación clara con los clientes.
- Informar sobre los tiempos estimados de entrega y mantenerlos actualizados para evitar incertidumbre.
- Nada enfada más a un cliente que la incertidumbre. Si le dices que el pedido llega en 10 días, que sean 10 días (o menos). Si hay un retraso, avísalo antes de que empiece a preguntar. No escondas el problema, anticípate.
Uso de tecnología para la gestión de inventario
- Sistemas ERP y software de control de stock en tiempo real pueden mejorar la planificación y reducir errores.
- “Creíamos que había stock, pero no” es la frase que arruina negocios. Un buen software de inventario evita errores, automatiza pedidos y te permite saber exactamente qué tienes, qué falta y cuándo llega. No juegues a la lotería con tu stock.
Relaciones sólidas con proveedores
- Tener acuerdos confiables con proveedores de calidad minimiza el riesgo de retrasos y problemas de abastecimiento.
- Un proveedor que falla es un problema que se multiplica. Sin stock, no hay ventas. Y si no entregas lo prometido, tu reputación se va al suelo. Trabaja con proveedores confiables, negocia plazos y ten siempre un plan B.
Priorización de productos estratégicos
- No todos los productos son aptos para backorders; es recomendable aplicarlo a artículos con alta demanda y reposición predecible.
- Un backorder no es para cualquier cosa. Funciona bien en productos de alta rotación y demanda estable, pero si lo usas con algo impredecible, te arriesgas a perder ventas y generar clientes frustrados.
Ofrecer incentivos a los clientes
- Descuentos, envíos gratuitos o beneficios adicionales pueden hacer que los clientes estén más dispuestos a esperar.
- Esperar nunca es divertido. Pero si ofreces un pequeño incentivo, la espera se digiere mejor. Un descuento, un cupón para la próxima compra o un envío gratis pueden marcar la diferencia entre una venta asegurada y un cliente que se va a la competencia.
Caso real de backorder exitoso
En 2020, Sony lanzó la PlayStation 5 y en cuestión de minutos se agotó en todo el mundo. Pero la venta no se detuvo. En lugar de decir “stock agotado“, Sony permitió backorders, asegurando que los clientes pudieran comprar la consola y recibirla en cuanto estuviera disponible.
Resultado: A pesar de los problemas de producción, Sony vendió más de 10 millones de unidades en su primer año, manteniendo el interés del mercado y asegurando ingresos sin tener inventario inmediato.
¿Entonces? Backorder, sí o no
Un backorder bien gestionado te permite seguir vendiendo sin necesidad de llenar almacenes de stock. Pero si lo haces mal, lo único que vas a recolectar son quejas y cancelaciones.
Así que ya sabes: informa, automatiza, cuida a tus proveedores, elige bien los productos y haz que esperar valga la pena.
Y sobre todo, nunca prometas lo que no puedes cumplir.
Recibe información valiosa que te ayudará a alcanzar tus objetivos profesionales.
